Экспедитором выставлен акт и счет-фактура от 08.04.2025. Услуга (маневрирование локомотива) реально оказана 02.04.2025, что подтверждается накопительной ведомостью. Как отразить этот акт для налога на прибыль?
Первичный учетный документ, включая электронный, должен быть составлен (сформирован) при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3, 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 1 ст. 11 НК РФ).
Для целей налога на прибыль, в отличие от бухгалтерского учета, учет расходов без первичной документации невозможен (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому расходы следует отразить в налоговом учете не ранее даты составления документа. Исключение может быть сделано только для длящихся расходов (услуги связи, аренды, коммунальные услуги и т.п.).
Так, если расходный документ составлен непосредственно после окончания истекшего отчетного периода, но до даты представления налоговой декларации по налогу на прибыль, то такой документ можно учесть в том отчетном периоде, к которому относятся расходы. Это должно быть видно из документа. Например, если акт об оказанных в июне длящихся услугах составлен и передан 5 июля, его можно учесть в расходах и включить в налоговую декларацию за II квартал. Такой порядок изложен в Письме Минфина России от 29.09.2021 № 03-03-06/1/78815, а также в Письмах Минфина РФ от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705 и ФНС РФ от 25.03.2019 № СД-4-3/5272.
Порядок признания расходов при методе начисления для целей налогообложения прибыли определен ст. 272 НК РФ.
Так, по общему правилу п. 1 ст. 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.
Вместе с тем согласно специальной норме п. 2 ст. 272 НК РФ датой осуществления, например, материальных расходов признается дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ).
Также в подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ установлено, что датой осуществления прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода.
Под датой предъявления документов следует понимать дату составления такого документа (Письма Минфина России от 08.10.2019 № 03-03-06/1/77295, от 03.11.2015 № 03-03-06/1/63478, ФНС России от 25.03.2019 № СД-4-3/5272). Такой же порядок действует, если первичные документы составлены в электронной форме (Письма Минфина России от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69363, ФНС России от 25.03.2019 № СД-4-3/5272). Под датой составления электронного документа понимается дата его подписания ответственным лицом (Письмо ФНС России от 27.10.2023 № ЗГ-3-26/13966).
Если первичные документы, подтверждающие ваши расходы, вы получили после окончания отчетного (налогового) периода, к которому эти расходы относятся, то отражать их в учете нужно по правилам, предусмотренным п. 1 ст. 54 НК РФ - то есть также, как и при обнаружении в текущем периоде ошибок, которые привели к искажению налоговой базы прошлого периода (Письма Минфина России от 24.03.2017 № 03-03-06/1/17177, от 13.04.2016 № 03-03-06/2/21034).
По общему правилу, отразить расходные операции, которые подтверждены документами, полученными с опозданием, нужно в периоде, к которому относятся эти расходы (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ). Для этого нужно за период, к которому относятся расходы:
- исправить регистры по налогу на прибыль (ст. 314 НК РФ);
- исправить расчет налоговой базы (ст. 315 НК РФ);
- подать уточненную декларацию (п. 1 ст. 81 НК РФ).
Если после пересчета налоговой базы у вас возникает положительное сальдо ЕНС, то вы можете зачесть или вернуть его сумму (ст. ст. 78, 79 НК РФ).
Другой вариант - отразить расходные операции, которые подтверждены опоздавшими документами, в периоде, когда вы получили эти документы (т.е. в текущем периоде). Так можно поступить в том случае, если неучет расходов в периоде, к которому они относятся, привел впоследствии к переплате налога и если не повышалась ставка налога (п. 1 ст. 54 НК РФ, Письма Минфина России от 26.03.2020 № 03-03-06/1/23851, от 15.05.2025 № 03-03-06/1/47786). При этом есть еще условия, которые нужно соблюсти (Письмо Минфина России от 06.04.2020 № 03-03-06/2/27064). В этом случае не придется исправлять налоговые регистры и расчет налоговой базы за прошлые периоды, а также подавать уточненную декларацию.
Таким образом, в рассматриваемом случае акт на не длящиеся услуги следует отразить в налоговых расходах не ранее 08.04.2025.
Законное обоснование:
- Готовое решение: Как учесть прочие расходы (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}
- Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по налогу на прибыль {КонсультантПлюс}.
Скачать pdf