08.05.2024

С дистанционным работником вы можете заключить трудовой договор путем обмена электронными документами в порядке, предусмотренном, в частности, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ.

Если работник не дистанционный, руководствуйтесь правилами электронного кадрового документооборота (ЭКДО), предусмотренными ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ.

 

При заключении электронного трудового договора (как с дистанционным работником, так и нет) необходимо обратить внимание, в частности, на следующее:

 

• работник обычно может отказаться от заключения трудового договора в электронной форме. Исключение - работник, на которого распространено ведение ЭКДО, в том числе дистанционный, если он принят (принимается) на работу после 31.12.2021 и у него отсутствует трудовой стаж на эту дату. Другими словами, если вы ввели ЭКДО и приняли решение, что он распространяется и на дистанционных работников, то при приеме на работу не нужно согласие на заключение трудового договора в электронной форме от любого работника, у которого нет трудового стажа по состоянию на 31.12.2021 (ч. 5 - 7 ст. 22.2, ч. 4, 5 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ);
• подписание электронного трудового договора при ЭКДО происходит с использованием электронных подписей. Вид подписи, в частности, зависит от применяемой вами информационной системы. При заключении трудового договора с дистанционным работником, на которого не распространено ведение ЭКДО (например, вы вообще не применяете ЭКДО), вы используете усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник - УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи (ч. 1, 2, 4, 6, 7 ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
• электронная форма трудового договора, оформленного надлежащим образом, при ЭКДО приравнивается к трудовому договору на бумажном носителе. Дублировать такой договор на бумажном носителе нет необходимости. Однако работник может запросить надлежаще заверенную его бумажную копию. Обычному дистанционному работнику, на которого ведение ЭКДО не распространено (например, вы вообще не применяете ЭКДО), на основании его письменного заявления вы не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления обязаны направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1, ч. 11 ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 1, 2 ст. 312.2 ТК РФ).

 

ЭКДО не распространяется (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
• книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (Письмо Минтруда России от 05.10.2023 N 14-6/ООГ-6245).

 

Таким образом, и трудовой договор, и дополнительные соглашения к нему могут быть заключены в электронной форме.

 

Какую электронную подпись можно использовать для взаимодействия посредством электронного документооборота, зависит, в частности, от вида подписываемого документа и применяемой вами информационной системы (ч. 1 - 7 ст. 22.3 ТК РФ).

 

Какие электронные подписи используются при применении информационной системы работодателя.

Работодатель использует УКЭП в случаях (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ):

• заключения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений;
• подписания приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

При подписании иных электронных документов можете использовать (ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ):

1. УКЭП;
2. УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
3. УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Работник использует все те же подписи в случаях (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

• заключения трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений;
• подписания согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, а также ознакомления с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

При подписании иных электронных документов работник может использовать (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ):

1. УКЭП;
2. УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
3. УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;
4. простую электронную подпись работника в информационной системе работодателя. Она применяется, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

 

Какие электронные подписи используются при применении цифровой платформы "Работа в России".

Работодатель при подписании электронных документов может использовать УКЭП и УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства (ч. 6 ст. 22.3 ТК РФ).

Работник (лицо, поступающее на работу) при подписании электронных документов может использовать (ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ):

• УКЭП;
• УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простую электронную подпись, ключ которой получен определенным образом.

 

 

Как внести изменения в трудовой договор, заключенный в электронной форме при ЭКДО. Изменения в электронный трудовой договор внесите посредством заключения дополнительного соглашения к нему. Специальные правила на этот счет законом не предусмотрены. Дополнительное соглашение оформите путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи вашей и работника. Вид подписи, в частности, зависит от применяемой вами информационной системы (ч. 1, 2, 4, 6, 7 ст. 22.3, ст. 72 ТК РФ).

 

Законное обоснование:

1. Готовое решение: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}

 

2. Типовая ситуация: Электронный кадровый документооборот: как перейти и применять (Издательство "Главная книга", 2024) {КонсультантПлюс}

 

3. Статья: Проблемы электронного кадрового документооборота (Янковая В.Ф.) ("Делопроизводство", 2022, N 1) {КонсультантПлюс}

Скачать pdf