обязательно ли хранение и архивация входящих и исходящих писем в бумажном варианте? Или достаточно хранить их в электронном виде?
Какого-либо "специального" отдельного нормативного акта, регламентирующего порядок хранения таких документов, на сегодняшний день не существует.
Закон не относит вопросы определения порядка ведения делопроизводства и, соответственно, документооборота, а также порядка его внедрения в той или иной форме в организации к исключительной компетенции высших органов ее управления, поэтому указанный порядок может быть утвержден ее единоличным исполнительным органом, к компетенции которого отнесены вопросы текущего управления всей деятельностью (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).
Порядок организации делопроизводства и ведения документооборота устанавливается локальным актом организации, который утверждается приказом или распоряжением единоличного исполнительного органа организации (директора, генерального директора и др.).
Оформление документов в бумажном виде возможно по усмотрению организации, но в некоторых случаях необходимо в целях соблюдения требований законодательства. В частности, ТК РФ предусмотрено ознакомление работников с некоторыми документами под подпись (например, ст. 68 ТК РФ).
Коммерческая организация, помимо бумажного документооборота, вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон N 63-ФЗ).
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случаев, когда существует нормативное требование составлять тот или иной документ исключительно на бумажном носителе.
Частью 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ предусмотрено, что, если информация в электронной форме подписывается простой или неквалифицированной электронными подписями, она признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, которые установлены федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
При этом под участниками электронного взаимодействия понимаются, в частности, организации и граждане, осуществляющие обмен информацией в электронной форме (п. 11 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).
Организации должны обеспечивать сохранность всех документов (как поступивших к ним, так и созданных ими в процессе деятельности) в течение законодательно установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Документы могут храниться в архиве как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Однако в последнем случае хранению подлежат только те документы, которые изначально были составлены и (или) поступили в электронном виде (Письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Данное разъяснение актуально для любых организаций.
Таким образом, конкретные правила организации документооборота, места хранения документов разрабатываются субъектом самостоятельно, утверждаются и закрепляются в учетной политике или ином локальном акте. Таким документом, к примеру, может являться Положение об архиве организации. Разработать его можно на основе примерного положения об архиве организации, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 N 42.
Полагаем, что исходящие и поступающие документы возможно хранить как в бумажном виде, так и переводить в электронный формат. Документы, составленные или поступившие в электронном виде, необходимо в таком виде и хранить. Дублировать документы (распечатывать электронные), по нашему мнению, не нужно.
Законное обоснование:
Скачать pdf