Вопрос:
04.08.2021

ООО ликвидируется по решению суда о банкротстве. Какие документы подлежат сдаче в архив, порядок их комплектования и сроки?

Ответ:
04.08.2021

Передача документов ликвидируемой организации (в том числе в результате банкротства) входит в обязанность ликвидационной комиссии (ликвидатора) или конкурсного управляющего (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее – Закон 125-ФЗ)).

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности такой организации, а именно:

- документы, сроки временного хранения которых не истекли;

- по личному составу;

- включенные в состав Архивного фонда РФ,

передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, следует руководствоваться пп. 8.1 п. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, в ее архивный фонд включаются архивные документы (п. 2.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", утв. Приказом Росархива от 02.03.2020 N 24):

- представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

ее коллегиальных органов;

- образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время процедур банкротства;

- созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19.05.1995 N 82-ФЗ "Об общественных объединениях";

- назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).

При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива (п. 7.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее – Правила N 526).

Передаче документов в архив предшествует экспертиза ценности документов. По результатам проведенной экспертизы из документов формируются дела (п. п. 4.194.30  Правил N 526), на которые составляются описи по формам, установленным приложениям 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам N 526 (п. 5.5 Правил N 526).

Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются. Остальные документы передаются в государственный (муниципальный) архив.

Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, ч. ч. 8, 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Заключить такой договор можно с любым государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения организации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация.

Передаваемые дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. Передача оформляется актом, форма которого установлена приложением 20 к Правилам N 526. За неисполнение указанных требований членам ликвидационной комиссии грозит штраф в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ. После передачи документов в государственный (муниципальный) архив уже работники архива должны будут отслеживать сроки хранения переданных им документов, а также уничтожать их по истечении сроков хранения.

Законодательством РФ не установлены сроки сдачи документации. Но на практике эта процедура осуществляется до внесения записи в ЕГРЮЛ о закрытии юридического лица. Поскольку ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) ответственна за передачу документов.

 

Подробно о формировании дел для передачи на хранение см. Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций" (разработаны ВНИИДАД)

Вопрос: Как оформить заверительную наклейку "Прошито и пронумеровано"? (Консультация эксперта, 2020) {КонсультантПлюс}

 

Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив? (Консультация эксперта, 2020) {КонсультантПлюс}

Законное обоснование:

  1. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
  2. Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций" (разработаны ВНИИДАД)
  3. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" {КонсультантПлюс}

 

  1. Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" {КонсультантПлюс}

  2. <Письмо> Росархива от 11.12.2014 N 2/2342-А <О передаче документов негосударственных организаций на хранение в государственные и муниципальные архивы> {КонсультантПлюс}

 

  1. Вопрос: Может ли общество с ограниченной ответственностью передать в архив документы без заключения договора? (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2014) {КонсультантПлюс}

Скачать pdf
Анна Марченко Эксперт Линии консультаций
Регламент линии консультаций