Вопрос:
09.02.2021

Сотрудник, находясь в командировке, самостоятельно купил обратный билет в электронном виде при помощи интернет. Вместе с билетом ему также был выслан электронные чек за покупку билета. Письмо с чеком на билет он удалил. Предоставил авансовый отчет с приложенным к нему только билетом (без чека), на билете стоимость указана. Имеем ли мы право принять к расходам и возместить сотруднику полностью стоимость билета без чека? Обязательно ли, если сотрудник покупает электронный билет онлайн в интернете, он должен помимо билета прикладывать чек о покупке этого билета?

Ответ:
09.02.2021

Для удостоверения договора перевозки на транспорте: воздушном, железнодорожном - используются электронные билеты, в которых информация о перевозке пассажира и багажа представляется в электронно-цифровой (бездокументарной) форме.

В таких случаях подотчетные лица могут подтверждать расходы на проезд путем предоставления (письмо Минфина России от 25.09.2020 N 02-06-10/84680):

1) при перелете на воздушном транспорте - сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанцией электронного пассажирского билета и багажной квитанции, где указана стоимость перелета (или выпиской из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (приложение к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134), а также посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;

2) при поездках на железнодорожном транспорте - контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (или выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (приложение к приказу Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322).

Указанные бланки могут распечатываться с использованием любой техники, имеющейся в распоряжении подотчетных лиц, и не требуют какого-либо дополнительного удостоверения их подлинности. В то же время не будет противоречить положениям действующего законодательства и требование должностных лиц учреждения об удостоверении подлинности таких документов путем проставления на них подотчетными лицами подписи подотчетного лица и даты.

 

С 1 июля 2019 года во исполнение требований Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" либо электронные билеты должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, либо подотчетные лица вместе с бланком электронного билета должны предоставлять кассовый чек в целях подтверждения понесенных расходов. Как показала практика, большинство перевозчиков при оплате выдают, а в случае онлайн оплаты - направляют кассовый чек. Кассовый чек, направленный покупателю (клиенту) в электронной форме, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, письма Минфина России от 10.10.2019 N 02-07-05/78059,  от 29.11.2019 N 02-07-10/93673).

По мнению Минфина России, если командировочные расходы на приобретение железнодорожного или авиабилета подтверждены вышепоименованными документами и локальным актом организации не установлены дополнительные требования к документам, подтверждающим оплату командировочных расходов, то дополнительно подтверждать оплату билета не требуется (письмо Минфина России от 25.09.2020 N 02-06-10/84680).

 

Вместе с тем, по нашему мнению, если нет кассового чека, то можно использовать другие документы, которые по законодательству РФ могут подтверждать оплату, в частности организация может запросить у работника:

  • слип (квитанцию электронного терминала) (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877);
  • выписку с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.

 

См. также Вопрос: О регистрации в книге покупок документов, выданных работнику при приобретении услуг по перевозке работников к месту командировки и обратно. (Письмо Минфина России от 30.10.2020 N 03-07-09/94559)

Законное обоснование:

Готовое решение: Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Скачать pdf
Анна Марченко Эксперт Линии консультаций
Регламент линии консультаций