Вопрос:
05.11.2019

К авансовому отчету подотчетным лицом приложены слип + чек ккм. В слипе нет имени и фамилии владельца карты. Достаточно ли только таких документов для подтверждения расходов подотченого лица? Какие могут возникнуть риски в части отсутствия в слипе ФИО в случае проверок?

Ответ:
05.11.2019

Подотчетное лицо может оплатить покупки со своей личной или корпоративной карты, при этом ему должны выдать и кассовый чек, и квитанцию электронного терминала — слип (ст. 1.1, п. п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации").

Слип подтверждает только то, что продавец списал деньги с карты, а не принял наличными. Расходы такой документ не подтверждает, ведь в нем недостаточно информации для этого. Среди обязательных реквизитов отсутствует наименование компании-продавца, его ИНН, перечень товаров или услуг и т.д. (п. п. 3.1, 3.3 Положения, утв. Банком России от 24.12.2004 N 266-П). Поэтому если кассового чека нет, у налоговых органов могут возникнуть претензии. То же относится и к слипам. Минфина не раз предупреждал, что если подотчетное лицо тратит деньги с карты, то к авансовому отчету надо приложить документы, которые подтверждают этот способ оплаты (письма от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877,  от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).  Таким образом,  в случае оплаты картой к авансовому отчету необходимо приложить два документа.

Если работник оплачивал расходы с использованием своей банковской карты, к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).

В указанном письме специалисты Минфина России, рассмотрев ситуацию, когда командированный работник оплачивает командировочные расходы с расчетной карты, рекомендовали в ситуации, когда работник пользовался банковской картой уполномоченного работника, к авансовому отчету прилагать соответствующие банковские документы (оригиналы), подтверждающие проведение соответствующих расчетов. В крайнем случае, при отсутствии квитанций из банкоматов, чеков терминалов (слипов) и тому подобных документов, соответствующие платежи целесообразно дополнительно подтвердить заверенной банковской выпиской о состоянии расчетов по конкретному банковскому счету. Полагаем, что в учетной политике или ином локальном нормативном акте следует предусмотреть соответствующий порядок документального подтверждения расходов при их оплате банковской картой.

Законное обоснование:

  1. "Расходы в бухгалтерском и налоговом учете" (3-е издание, переработанное и дополненное) (Крутякова Т.Л.) ("АйСи Групп", 2019) {КонсультантПлюс}

 

  1. Статья: Командировочные расходы: особенности учета в 2017 году (Зобова Е.П.) ("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

 

  1. Статья: Комментарий к Письмам Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877, от 10.06.2016 N N 03-03-06/1/34183, 03-03-06/1/34149 (Звягинцева М.С.) ("Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера", 2016, N 8) {КонсультантПлюс}

Скачать pdf
Анна Марченко Эксперт Линии консультаций
Регламент линии консультаций